Időrablók

Azonosítsuk és kezeljük időrablóinkat! 

A leggyakoribb külső időrablók:

• Előre nem látható félbeszakítások. (pl. telefonhívások, váratlan látogatók)
•  Váratlan helyzetek, kríziskezelés – “tűzoltás” a fontos feladatok végzése helyett.
• Világos szabályok hiánya, vagy a szabályok be nem tartása. (pl. amikor órákig várakoztatnak, mert nem tartják be az ügyfélfogadási időt, vagy nincs jól szabályozva a félfogadás: egyszerre sok ügyfelet hívnak megadott időpontra)
•  Rosszul szervezett munkafolyamatok – azért nem tudjuk saját munkánkat elkezdeni, mert az előző munkafázis a tervezett időre nem fejeződött be. Pl. a közösen készített prezentáció rá eső előkészítő részét, csoporttársunk nem fejezte be.
•  Kevés vagy pontatlan információ – pl. azért nem tudjuk elkezdeni egy házi dolgozat elkészítését, mert nem kaptuk meg hozzá a pontos elemzési szempontokat.
•  Nem eléggé hatékony megbeszélések, késve kezdett, unalmas vagy eredmény nélkül végződő értekezletek. A késők, akik miatt várakozni kényszerülünk.
•  A fecsegők és vég nélkül panaszkodók. (akik tanácsért fordulnak hozzánk, de soha nem fogadják meg a tanácsainkat)
•  Munkahelyen, a személyes ügyeikkel „ránkzúduló” munkatársak (akik nem barátaink!).

Amikor mi magunk vagyunk az időrablók:

• Nem tudunk világosan kommunikálni – nem összeszedetten, zavarosan, terjengősen kommunikálunk. Ilyenkor nemcsak saját, hanem mások idejének elrablói is vagyunk!
•  Halogatjuk a döntéseket, és ezzel elpocsékolunk egy csomó időt. A következő csapdába esünk: gondolkodunk a feladaton, problémázunk, félretesszük, újra elővesszük, töprengünk, problémázunk és így tovább… Vegyük észre, hogy ez nem a megalapozott döntésekhez szükséges, tervezett információgyűjtésről szóló folyamat.
•  Rosszul becsüljük meg egy-egy munka időigényét – ennek az lesz a következménye, hogy állandó csúszásban leszünk, és nem leszünk képesek tartani magunkat saját tervezésünkhöz.
•  Túl sokat akarunk egyszerre – ilyenkor lép fel az az effektus, hogy mindennel félig vagyunk kész. Időrablás újra és újra belezökkeni egy-egy félbehagyott feladatba.
•  Félbehagyunk egy-egy feladatot, mert elfogy a kezdeti lelkesedésünk.
•  Nem tudunk nemet mondani – hagyjuk, hogy mások rabolják az időnket, vagy túl sok feladatot vállalunk magunkra.
•  Gyenge szervezés - szétszórtak, rendetlenek vagyunk, hiányzik belőlünk az önfegyelem.
•  Nem ruházzuk át a feladatokat másokra – annak az érzésnek az eluralkodása rajtunk, amikor úgy gondoljuk, csak az van jól megcsinálva, amit mi csinálunk ( - pedig a párunk is majdnem olyan jól ki tud takarítani mint mi). Vezetőknél ilyenkor az az érzés lép fel, hogy több idő elmondani a feladatot és utána ellenőrizni, mint ha maga csinálja meg (és akkor biztosan jól meg van csinálva).
•  Halogatás - nem akkor csinálunk meg valamit, amikor kellene, hanem amikor már a “körmünkre ég” a feladat. Ilyenkor lép fel az, hogy inkább a sürgős (eddig halogatott), mint a fontos feladatok elvégzésével telik el az időnk. Pedig néha az is előfordulhat, hogy annyi idő alatt amennyit arra pocsékoltunk, hogy rávegyük magunkat a munkára, már meg is csinálhattuk volna a feladatot.

 A halogatás voltaképpen elhárító mechanizmus, mely azért következik be, mert az eredeti dolog fenyegető, kellemetlen, kínos és ha azt egy kevésbé fenyegetővel helyettesítjük be, akkor csökken a szorongás. A halogatással legszorosabban összefüggő személyiségjegy a lelkiismeretesség, és a legszorosabban kapcsolatban álló motivációs erő a kudarctól való félelem.